Business Finance Officer - (Aged Care & NDIS)

Position Overview

At CareLinc, we provide high-quality, person-centred care across Aged Care and NDIS (National Disability Insurance Scheme) services. The Business Finance Officer is a critical operational role responsible for managing participant funding reconciliations, NDIS portal claims (PACE/PRODA), Home Care Package (HCP) allocations, billing compliance, and day-to-day financial operations.

This role ensures strict regulatory compliance with NDIS Commission and Aged Care Quality & Safety Commission guidelines while helping CareLinc maintain sound financial health and operational growth.

Key Responsibilities

1. NDIS & Aged Care Billing Operations

• Process and reconcile NDIS claims via the PRODA / PACE portal, managing Plan-Managed, Self-Managed, and Agency-Managed participant funds.
• Manage Home Care Package (HCP) claim processing, unspent funds tracking, and monthly participant statement distribution in compliance with Services Australia guidelines.
• Investigate, resolve, and resubmit rejected or pending NDIS/Aged Care claims in a timely manner.
• Coordinate with Support Coordinators, Case Managers, and Plan Managers regarding participant budget allocations and invoicing queries.

2. Financial Management & Accounting

• Oversee day-to-day accounting functions including Accounts Payable (A/P), Accounts Receivable (A/R), and general ledger reconciliations.
• Process care worker payroll, ensuring compliance with relevant awards (e.g., SCHADS Award) and penalty rates.
• Monitor daily cash flow, managing participant fee collections and debt management protocols.

3. Financial Analysis & Yield Management

• Conduct monthly variance analysis on NDIS support category utilisation and HCP funding balances.
• Track key industry metrics, including billable care hours, worker utilisation, margin per service type, and administrative overheads.
• Assist in preparing monthly management accounts and board reporting packs for executive management.

4. Compliance, Audit & Governance

• Ensure financial workflows align with the NDIS Practice Standards, Quality and Safeguards Commission, and Aged Care Quality Standards.
• Prepare schedules and supporting documentation for internal and external audits, including NDIS quality audits.
• Ensure accurate GST, PAYG, and superannuation reporting applicable to care sector operations.

Qualifications & Experience

Required Experience & Education

• Education: Bachelor’s Degree in Accounting, Finance, or Business Administration.
• Experience: 2+ years of hands-on experience in finance/billing within the NDIS, Aged Care, or Community Services sector in Australia.
• Certifications: CA/CPA qualification (or currently studying toward) is highly desirable.

Technical Skills

• Direct experience with NDIS PRODA / PACE portal and Services Australia (Aged Care Provider Portal).
• Proficiency in sector-specific CRM/care management software (ShiftCare).
• Proficiency in cloud accounting systems (Xero, MYOB, or NetSuite).
• Advanced Excel skills (Pivot Tables, VLOOKUP/XLOOKUP, financial modeling).
• Solid understanding of the SCHADS Award and relevant Australian payroll regulations.

Key Competencies

• Attention to Detail: High accuracy in participant claim processing and funding reconciliations.
• Empathy & Communication: Ability to communicate clearly and compassionately with participants, families, and plan managers regarding financial matters.
• Problem-Solving: Proactive in investigating rejected claims and streamining billing workflows.

What We Offer

• Salary: Competitive 
• Workplace Culture: Supportive, mission-driven team dedicated to making a positive impact in participants' lives.
• Flexibility: Flexible hybrid work arrangements (office + work-from-home options).
• Growth: Opportunities for career advancement as CareLinc grows its service offerings.