Care Coordination Manager (Aged Care & NDIS)

Position Title: Care Coordination Manager

Company: CareLinc

Sector: Aged Care (Support at Home / HCP) & Disability Support (NDIS)

Location: Liverpool, NSW (On-Site)

Reports To: Care Operations Manager

Job Type: Full-Time

Salary Range: $69,000 – $75,000 + Superannuation (commensurate with experience)

1. Role Overview

The Care Coordination Manager leads CareLinc’s day-to-day care delivery, participant onboarding, and coordination teams across both NDIS and Aged Care (Support at Home) frameworks. Acting as the operational bridge between executive clinical governance and frontline service delivery, this role ensures high-complexity case management, accurate care plan execution, seamless rostering handoffs, and strict compliance with Australian statutory quality and safety standards. 

2. Key Responsibilities

Leadership & Team Management

• Lead, mentor, and supervise the Care Coordination and NDIS Support Coordination teams, ensuring consistent service quality, KPI accountability, and clear workload distribution. 
• Conduct regular case reviews, supervise complex participant escalations, and provide clinical/operational guidance on high-risk cases. 
• Foster a culturally responsive team environment capable of supporting CareLinc’s diverse Greater Western Sydney client base (including strong bilingual service delivery).

Participant Intake & Care Plan Governance

• Oversee end-to-end participant intake pipelines, ensuring timely initial assessments, accurate risk evaluations, and formal approval of individualized Care Plans. 
• Audit and sign off on Service Agreements, ensuring clear alignment with NDIS price guides and Support at Home fee schedules. 
• Ensure care plans are reviewed on schedule and updated promptly whenever a participant's clinical needs, goals, or funding packages change. 

Cross-Functional Operations & Rostering Alignment

• Partner closely with the Roster & Scheduling Specialist to translate approved care plans into accurate, compliant support worker shifts in ShiftCare. 
• Coordinate with the Commercial & Logistics stream to facilitate timely assistive technology (AT) assessments, occupational therapy (OT) recommendations, and home equipment deliveries. 
• Participate in the Monday Operational Cadence to review ShiftCare utilization, service delivery quality, unbilled hours, and roster efficiency. 

Quality, Compliance & Audit Readiness

• Collaborate with the Governance & Compliance Director to maintain 100% audit readiness across NDIS Quality and Safeguards Commission standards and Aged Care Quality Standards. 
• Monitor incident reports, participant complaints, and restrictive practice protocols, ensuring timely investigation, documentation, and corrective action. 
• Enforce strict documentation hygiene across CareLinc Hub, ShiftCare, and PRODA/PACE portals. 

3. System & Platform Ownership

• Primary Systems: ShiftCare (Care Plans, Clinical Notes, Case Management), CareLinc Hub 
• Secondary / Portal Systems: PRODA / PACE Portals, Microsoft 365 / Teams, DocuSign 

4. Key Performance Indicators (KPIs)

• Onboarding Turnaround Time: Speed and completeness from initial referral to active service commencement.
• Documentation & Audit Compliance: 100% accuracy and currency of signed Service Agreements, risk assessments, and Care Plans. 
• Client Retention & Satisfaction: Low participant churn and positive feedback across regular care plan reviews.
• Team Utilization & Billable Targets: Optimal caseload management across Care Coordinators and Support Coordinators.

5. Selection Criteria (Qualifications & Experience)

Essential

• Proven leadership experience in a Senior Care Coordinator, Team Leader, or Care Manager role within the NDIS and/or Aged Care (Home Care Packages / Support at Home) sectors. 
• Comprehensive working knowledge of the NDIS Practice Standards, Aged Care Quality Standards, and SCHADS Award operational boundaries. 
• Demonstrated experience managing complex cases, clinical risk assessments, and stakeholder escalations (families, allied health, plan managers, and support coordinators). 
• High proficiency in care management software (specifically ShiftCare or equivalent CRM/rostering platforms) and government portals (PRODA/PACE). 
• Current NDIS Worker Screening Check, National Police Check, and valid NSW Driver’s Licence.

Desirable

• Tertiary or vocational qualifications in Nursing, Allied Health, Community Services, Social Work, or Health Administration (e.g., Diploma of Community Services or higher).
• Bilingual proficiency in Arabic (highly advantageous given CareLinc’s core client demographic in Greater Western Sydney).
• Experience operating within a hybrid/virtual-first care delivery model.