Care Operations Manager (Aged Care & NDIS)

Position Overview

At CareLinc, we deliver high-quality, person-centred support across Aged Care and NDIS (National Disability Insurance Scheme) services. Operating under a virtual-first operational model, we coordinate remote administrative workflows, clinical registries, and frontline community support.

The Care Operations Manager plays a central operational leadership role, reporting directly to the Operations Director (Maryna). This position is responsible for overseeing daily service delivery, participant care coordination, frontline roster efficiency, and participant intake workflows. The role bridges clinical oversight, rostering operations (ShiftCare), and financial claim validation (Xero) to ensure flawless care execution, strict regulatory compliance, and high satisfaction for participants and families.

Key Responsibilities

1. Service Delivery & Rostering Oversight

• Lead the daily operational execution of care plans across NDIS participants and Aged Care package recipients (Support at Home / HCP).
• Oversee Care Coordinators and rostering teams to ensure optimal schedule matching, shift fulfilment, and geo-location attendance auditing via ShiftCare.
• Monitor service delivery metrics, staff utilisation rates, and unfulfilled shift alerts, stepping in to resolve scheduling bottlenecks swiftly.
• Maintain operational readiness to fulfil specialised client requirements, including meeting language diversity requirements across CareLinc's participant cohort.

2. Care Coordination & Participant Intake

• Manage end-to-end participant intake, service agreement execution, and care plan onboarding pathways.
• Conduct regular service reviews and risk assessments to ensure care delivery adapts seamlessly to changing participant goals and funding allocations.
• Serve as the senior operational point of contact for participant inquiries, complex care escalations, and family liaisons.
• Collaborate closely with Support Coordinators, Plan Managers, My Aged Care registries, and allied health professionals.

3. Cross-Functional Operations & Claims Integrity

• Partner with the Commercial & Financial Operations division (Saif) to validate that billable service hours accurately feed into pre-auditing and Xero invoicing streams.
• Work in synchronisation with Governance & Compliance (Macy) and People & HR to enforce mandatory worker credentialing, photo ID audits, and shift suspensions for non-compliant staff.
• Oversee care documentation quality, ensuring support workers complete detailed shift notes and incident reports within required timeframes.

4. Team Leadership & Continuous Improvement

• Directly supervise, mentor, and evaluate Care Coordinators and roster administrative staff, fostering a collaborative, high-accountability virtual-first culture.
• Identify operational inefficiencies in care delivery workflows and recommend technology-driven process improvements.
• Participate in management meetings, audit preparation, and operational strategy reviews led by the Operations Director.

Qualifications & Experience

Required Experience & Education

• Education: Bachelor’s Degree in Nursing, Allied Health, Human Services, Health Administration, or a related business field.
• Experience: 4+ years of operational management or senior care coordination experience within the NDIS, Aged Care, or Community Support sector in Australia.
• Leadership: Proven experience managing multidisciplinary teams, care coordinators, and frontline rosters.

Technical & Sector Competencies

• Comprehensive understanding of NDIS Practice Standards, Quality and Safeguards guidelines, and Support at Home operational rules.
• Advanced proficiency in care management and rostering software suites (specifically ShiftCare or comparable systems like Lumary or AlayaCare).
• Working knowledge of claim reconciliation processes, SCHADS Award scheduling conditions, and worker allowance structures.
• High digital literacy, with experience navigating virtual-first team environments and Microsoft 365 desktop productivity suites.

Key Competencies

• Operational Drive: Exceptional organisational skills with the ability to manage competing operational priorities in a fast-paced environment.
• Empathy & Advocacy: Genuine commitment to person-centred care and upholding the rights and dignity of care recipients.
• Clear Communication: Strong interpersonal and written communication skills for engaging participants, executive directors, and external stakeholders.

What We Offer

• Salary: Competitive
• Flexibility: Modern, virtual-first work framework with hybrid options.
• Career Growth: Direct mentorship from executive operations leadership in a growing multi-branch organisation.
• Impact: A pivotal leadership role shaping quality care delivery for participants across New South Wales.