Office Assistant

Role Overview

The Office Assistant is responsible for providing administrative support, maintaining records, assisting with scheduling, and ensuring efficient office operations. This role is ideal for someone who is organized, customer-focused, and enjoys working in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

Administrative Support

• Answer phone calls, emails, and general inquiries.
• Greet visitors and assist clients professionally.
• Prepare, organize, and maintain office documents and records.
• Perform data entry and update client and staff information.

Scheduling & Coordination

• Assist with staff scheduling and appointment coordination.
• Support onboarding and documentation for new employees.
• Coordinate meetings and maintain office calendars.
• Assist with travel and training arrangements when required.

Client & Staff Support

• Provide administrative assistance to care coordinators and management.
• Follow up on client documentation and service requests.
• Assist staff with timesheets, forms, and general inquiries.
• Maintain confidentiality of client and employee information.

Office Operations

• Monitor and order office supplies.
• Ensure office equipment is functioning and report maintenance issues.
• Assist with filing, scanning, and document management.
• Support special projects and administrative tasks as assigned.

Compliance & Record Keeping

• Maintain accurate records in CareLinc systems.
• Ensure documents are stored securely and in compliance with privacy requirements.
• Support audit preparation and reporting activities.

Qualifications

Essential

• High school diploma or equivalent.
• Previous experience in an administrative, receptionist, or office support role.
• Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Strong verbal and written communication skills.

Desirable

• Experience in healthcare, aged care, disability, or community services.
• Familiarity with CRM, scheduling, or client management systems.
• Certificate in Business Administration or related field.

Skills & Attributes

• Excellent organizational skills.
• Strong attention to detail.
• Professional and friendly manner.
• Ability to multitask and prioritize workload.
• Reliable and punctual.
• Strong customer service skills.
• Ability to work independently and as part of a team.

What We Offer

• Competitive salary.
• Friendly and supportive work environment.
• Ongoing training and development opportunities.
• Career progression pathways.
• Meaningful work supporting community care services.

Key Performance Indicators (KPIs)

• Accuracy of administrative records.
• Timely completion of assigned tasks.
• Responsiveness to client and staff inquiries.
• Scheduling and documentation accuracy.
• Compliance with company procedures.
• Professional customer service standards.

Equal Opportunity Statement

CareLinc values diversity and inclusion and is committed to providing equal employment opportunities for all qualified applicants.