Operational Assistant

Role Overview

CareLinc is seeking a proactive, highly organized Operational Assistant to join our team in New South Wales. In this role, you will provide vital administrative, operational, and client coordination support to ensure our aged care and disability support services run smoothly. Working in a fast-paced environment, you will act as a key liaison between internal leadership, field staff, participants, and associate partners.

Key Responsibilities

Administrative Support

• Draft, edit, and format operational correspondence, forms, and business documents.
• Assist leadership and compliance directors with daily filing, data entry, and email management.
• Maintain clean database records across internal middleware and corporate registries.

Scheduling & Coordination

• Assist with rostering and timesheet updates in ShiftCare to match carer availability with participant needs.
• Coordinate room bookings, staff meetings, standups, and onboarding syncs.
• Monitor service delivery schedules to minimize unassigned shifts and overtime risks.

Client & Staff Support

• Handle incoming inquiries from participants, families, support workers, and partners with empathy and professionalism.
• Assist care managers with client intake documentation and gathering participant consent forms.
• Support field staff with onboarding queries, portal setup, and basic system troubleshooting.

Office Operations

• Manage office inventory, order supplies, and ensure work areas remain clean and organized.
• Receive incoming mail, client documentation, and supplier deliveries.
• Coordinate maintenance and facility needs for office and showroom spaces.

Compliance & Record Keeping

• Audit staff files to ensure mandatory credentials (NDIS Worker Screening, First Aid, Police Checks) remain current.
• Upload, tag, and archive client service agreements and funding plan approvals securely.
• Support WHS incident log tracking and reporting under guidance from the Governance & Compliance Director.

Qualifications

• Location: Must reside and be legally entitled to work in New South Wales, Australia (Local NSW applicants only).
• Education: Certificate III/IV in Business Administration, Healthcare Support, or equivalent practical experience.
• Background Check: Current (or willing to obtain) NDIS Worker Screening Check, National Police Check, and Working with Children Check (WWCC).
• Experience: 1–2 years of experience in an administrative or operational assistant role, ideally within the NDIS, Aged Care, or Community Services sector.

Skills & Attributes

• Language Skills: Proficiency in English is required; bilingual proficiency in Arabic is highly regarded.
• Software Proficiency: Hands-on experience or familiarity with care/rostering software (ShiftCare), cloud accounting platforms (Xero), and Google Workspace / Microsoft 365.
• Organisational Ability: Exceptional attention to detail, time management, and ability to balance competing priorities.
• Communication: Strong written and verbal communication skills with a client-centred, respectful approach.
• Problem-Solving: Proactive attitude with a knack for identifying workflow bottlenecks and taking initiative.

What We Offer

• Competitive hourly rate aligned with relevant modern awards.
• Flexible operational environment with opportunities for professional growth.
• Supportive, collaborative team culture dedicated to high-quality care delivery.
• Hands-on exposure to healthcare governance, compliance, and multi-system workforce management.

Key Performance Indicators (KPIs)

• Data & Compliance Accuracy: 100% compliance auditing on staff credentials and client records prior to service commencement.
• Response Timeliness: Internal tasks and external client inquiries acknowledged and resolved within established SLAs (24–48 hours).
• Roster & Administrative Efficiency: Zero unassigned shifts entering 24 hours prior to scheduled delivery and prompt processing of daily administrative logs.
• Task Ownership: Strong adherence to team action registers and completion of daily operational commitments.

Equal Opportunity Statement

CareLinc values diversity and inclusion and is committed to providing equal employment opportunities for all qualified applicants.

Note: Applications for this position are restricted strictly to candidates currently residing in New South Wales, Australia.