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Role Overview

The Office Assistant is responsible for providing administrative support, maintaining records, assisting with scheduling, and ensuring efficient office operations. This role is ideal for someone who is organized, customer-focused, and enjoys working in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

Administrative Support

• Answer phone calls, emails, and general inquiries.
• Greet visitors and assist clients professionally.
• Prepare, organize, and maintain office documents and records.
• Perform data entry and update client and staff information.

Scheduling & Coordination

• Assist with staff scheduling and appointment coordination.
• Support onboarding and documentation for new employees.
• Coordinate meetings and maintain office calendars.
• Assist with travel and training arrangements when required.

Client & Staff Support

• Provide administrative assistance to care coordinators and management.
• Follow up on client documentation and service requests.
• Assist staff with timesheets, forms, and general inquiries.
• Maintain confidentiality of client and employee information.

Office Operations

• Monitor and order office supplies.
• Ensure office equipment is functioning and report maintenance issues.
• Assist with filing, scanning, and document management.
• Support special projects and administrative tasks as assigned.

Compliance & Record Keeping

• Maintain accurate records in CareLinc systems.
• Ensure documents are stored securely and in compliance with privacy requirements.
• Support audit preparation and reporting activities.

Qualifications

Essential

• High school diploma or equivalent.
• Previous experience in an administrative, receptionist, or office support role.
• Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Strong verbal and written communication skills.

Desirable

• Experience in healthcare, aged care, disability, or community services.
• Familiarity with CRM, scheduling, or client management systems.
• Certificate in Business Administration or related field.

Skills & Attributes

• Excellent organizational skills.
• Strong attention to detail.
• Professional and friendly manner.
• Ability to multitask and prioritize workload.
• Reliable and punctual.
• Strong customer service skills.
• Ability to work independently and as part of a team.

What We Offer

• Competitive salary.
• Friendly and supportive work environment.
• Ongoing training and development opportunities.
• Career progression pathways.
• Meaningful work supporting community care services.

Key Performance Indicators (KPIs)

• Accuracy of administrative records.
• Timely completion of assigned tasks.
• Responsiveness to client and staff inquiries.
• Scheduling and documentation accuracy.
• Compliance with company procedures.
• Professional customer service standards.

Equal Opportunity Statement

CareLinc values diversity and inclusion and is committed to providing equal employment opportunities for all qualified applicants.

CareLinc is seeking an organized and compassionate Care Coordinator to oversee client care services, coordinate support plans, and act as the primary point of contact for clients, families, and care workers. The Care Coordinator ensures services are delivered efficiently while maintaining the highest standards of care.

Key Responsibilities

Client Care Management

• Conduct client assessments and reviews.
• Develop and update individualized care plans.
• Monitor service quality and client outcomes.
• Ensure services align with client goals and preferences.

Staff Coordination

• Schedule and coordinate care workers.
• Match clients with appropriate support staff.
• Monitor staff performance and service delivery.
• Provide guidance and support to care teams.

Communication & Documentation

• Maintain accurate client records.
• Liaise with families, healthcare professionals, and service providers.
• Prepare reports and documentation as required.
• Ensure compliance with organizational policies.

Compliance & Quality Assurance

• Monitor adherence to care standards and regulations.
• Participate in audits and quality improvement initiatives.
• Investigate incidents and implement corrective actions.

Qualifications

Essential

• Diploma or Bachelor's degree in Nursing, Community Services, Social Work, or related field.
• Minimum 2 years experience in aged care, disability, or community services.
• Strong organizational and communication skills.

Benefits

• Professional development opportunities.
• Flexible working arrangements.
• Career growth pathways.
• Supportive team environment.

As a Care Worker, you will provide practical assistance, personal care, companionship, and emotional support to clients in their homes and community settings. You will play a vital role in helping clients remain independent, safe, and engaged in their daily lives.

Key Responsibilities

Personal Care Support

• Assist clients with bathing, grooming, dressing, and personal hygiene.
• Support mobility and transfers using appropriate techniques and equipment.
• Assist with toileting and continence care.
• Promote client dignity, privacy, and independence at all times.

Daily Living Assistance

• Assist with meal preparation and nutrition support.
• Help with light household tasks, including cleaning and laundry.
• Support medication reminders as per care plans.
• Accompany clients to appointments and community activities.

Companionship & Social Support

• Provide emotional support and companionship.
• Encourage participation in social and recreational activities.
• Build positive and respectful relationships with clients and families.

Documentation & Reporting

• Maintain accurate records of care provided.
• Report changes in client health, wellbeing, or circumstances.
• Complete required documentation through CareLinc systems and mobile applications.

Health & Safety

• Follow workplace health and safety procedures.
• Adhere to infection prevention and control guidelines.
• Maintain client confidentiality and privacy.
• Respond appropriately to emergencies and incidents.

Required Qualifications

Essential

• Certificate III in Individual Support, Aged Care, Disability Support, or equivalent.
• Current First Aid and CPR certification.
• Valid driver's license and reliable transportation.
• National Police Check (or equivalent background check).
• Working rights in the applicable country.

Desirable

• Experience in aged care, disability support, or community care.
• Medication assistance certification.
• Manual handling training.
• Dementia care experience.

Skills & Attributes

• Compassionate and caring nature.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Reliable, punctual, and professional.
• Respect for diversity and individual choice.
• Problem-solving and decision-making abilities.

What We Offer

• Flexible working arrangements.
• Ongoing training and professional development.
• Supportive and collaborative team environment.
• Opportunities for career progression.
• Meaningful work that makes a positive impact in people's lives.

Key Performance Indicators (KPIs)

• Client satisfaction and feedback.
• Attendance and reliability.
• Timely completion of care documentation.
• Compliance with care plans and policies.
• Adherence to health and safety requirements.
• Quality of care delivered.

Equal Opportunity Statement

CareLinc is committed to creating an inclusive workplace where diversity is valued and respected. We encourage applications from people of all backgrounds, experiences, and abilities.